Werkdruk bij Burgerzaken?
Te weinig personeel is niet altijd het probleem. Veel teams denken dat extra handen de oplossing zijn voor hoge werkdruk. In werkelijkheid ligt de sleutel vaak bij kennis, processen en samenwerking. Door hier goed naar te kijken ontstaat een realistischer beeld van wat een team écht nodig heeft om toekomstbestendig te worden en te blijven.
Binnen veel gemeenten staat de afdeling Burgerzaken onder druk, medewerkers gaan gebukt onder een hoge werkdruk. Nieuwe wetgeving, toenemende complexe casuïstiek en stijgende verwachtingen van inwoners maken het werk steeds uitdagender. Tegelijkertijd is het lastig om mensen met kennis en ervaring te vinden op de arbeidsmarkt.
De conclusie die vaak wordt getrokken: “We hebben meer mensen nodig.”
Maar klopt dat altijd?
De afgelopen jaren heb ik in verschillende gemeenten gewerkt aan de doorontwikkeling van teams binnen het publieke domein. Daarbij zie ik regelmatig dat een capaciteitsvraag eigenlijk een andere vraag verhult: Waarom loopt het team vast?
In een gemeente waar ik betrokken was bij de doorontwikkeling van het burgerzakenteam, begon het traject met een duidelijke vraag: Kunnen jullie een formatieberekening maken?
De medewerkers ervoeren een hoge werkdruk en de conclusie leek logisch: er waren simpelweg te weinig mensen. Extra capaciteit zou de oplossing moeten zijn.
Tijdens het traject hebben we eerst gekeken naar de feitelijke werkbelasting en de beschikbare formatie. De werkdruk bleek inderdaad hoog te zijn, dat gevoel van het team klopte dus. Maar uit de formatieanalyse kwam ook een andere conclusie naar voren: de werkdruk werd niet veroorzaakt door een tekort aan fte’s.
Dat riep een nieuwe vraag op: Waardoor ontstond de werkdruk dan wél?
In gesprekken met het team en een analyse van de werkzaamheden kwamen verschillende oorzaken naar voren. Zo bleek dat:
Door eerst deze oorzaken aan te pakken ontstond rust en overzicht. Pas daarna werd duidelijk waar extra capaciteit wél nodig was.
De start was een strategisch formatie- en opleidingsplan. We zijn met het team gaan kijken welke taken door welke medewerkers werden uitgevoerd en wat voor kennis en ervaring nodig is om die specifieke taak goed uit te kunnen voeren. Ook zijn we met alle mensen in gesprek gegaan over hun persoonlijke ambities en wensen.
Medewerkers zijn opgeleid voor de taken die ze uitvoeren, ze hebben modules gevolgd en zijn door een coach op de werkvloer begeleid. Samen met de medewerkers zijn de processen onder de loep genomen en hebben we digitale tools en de bestaande applicaties optimaal benut. Pas daarna werd duidelijk waar aanvullende capaciteit écht nodig was.
Inmiddels wisten we ook dat er medewerkers binnen het team waren met de capaciteiten en ambitie om door te groeien. In plaats van vakspecialisten aan te nemen is daarom gekozen voor een versneld doorgroeitraject met coaching on the job. En zijn er nieuwe mensen aangenomen bij de frontoffice die de potentie hebben om op termijn door te groeien naar de rol van allround medewerker of vakspecialist.
Resultaat: meer structuur, betere samenwerking en een team dat nu proactief en toekomstbestendig werkt.
Een mooie bijvangst: de relatie tussen management en medewerkers verbeterde aanzienlijk. Er ontstond wederzijds begrip en respect.
De uitdagingen van vandaag worden morgen niet minder. Je hebt een plan nodig. Een huis bouw je ook niet door steeds willekeurige stenen op elkaar te stapelen. Je moet zorgen voor een duidelijke tekening, een goede fundering, eerlijke materialen en de bouwstenen stevig met cement aan elkaar hechten. Door een strategisch plan te maken en te investeren in structuur, kennis en samenwerking, ontstaat een team dat flexibel kan meebewegen met veranderingen.
Neem vrijblijvend contact op met Censor Bestuur en ontdek waar de werkdruk in jouw team écht vandaan komt en welke stappen het meest effectief zijn om het werk slimmer te organiseren.
De conclusie die vaak wordt getrokken: “We hebben meer mensen nodig.”
Maar klopt dat altijd?
Waarom een capaciteitsvraag vaak iets anders betekent
De afgelopen jaren heb ik in verschillende gemeenten gewerkt aan de doorontwikkeling van teams binnen het publieke domein. Daarbij zie ik regelmatig dat een capaciteitsvraag eigenlijk een andere vraag verhult: Waarom loopt het team vast?
Praktijkvoorbeeld: als werkdruk niet door capaciteit komt
In een gemeente waar ik betrokken was bij de doorontwikkeling van het burgerzakenteam, begon het traject met een duidelijke vraag: Kunnen jullie een formatieberekening maken?
De medewerkers ervoeren een hoge werkdruk en de conclusie leek logisch: er waren simpelweg te weinig mensen. Extra capaciteit zou de oplossing moeten zijn.
Tijdens het traject hebben we eerst gekeken naar de feitelijke werkbelasting en de beschikbare formatie. De werkdruk bleek inderdaad hoog te zijn, dat gevoel van het team klopte dus. Maar uit de formatieanalyse kwam ook een andere conclusie naar voren: de werkdruk werd niet veroorzaakt door een tekort aan fte’s.
Dat riep een nieuwe vraag op: Waardoor ontstond de werkdruk dan wél?
In gesprekken met het team en een analyse van de werkzaamheden kwamen verschillende oorzaken naar voren. Zo bleek dat:
- er een kennis achterstand was ontstaan, waardoor medewerkers veel tijd kwijt waren aan opzoeken, navragen en onderling overleg.
- er veel fouten en klachten Het zelfvertrouwen van de medewerkers was daardoor laag en het oplossen ervan kostte veel tijd en energie.
- processen in de loop der jaren onlogisch waren geworden, waardoor onnodige stappen werden uitgevoerd.
- structuur in de organisatie van het werk ontbrak en afspraken niet werden nagekomen.
- systemen en applicatiesniet optimaal werden benut, waardoor werkzaamheden handmatig werden gedaan die ook geautomatiseerd konden.
- desamenwerking en communicatie binnen het team niet altijd soepel verliep.
Door eerst deze oorzaken aan te pakken ontstond rust en overzicht. Pas daarna werd duidelijk waar extra capaciteit wél nodig was.
Hoe we dat hebben aangepakt?
De start was een strategisch formatie- en opleidingsplan. We zijn met het team gaan kijken welke taken door welke medewerkers werden uitgevoerd en wat voor kennis en ervaring nodig is om die specifieke taak goed uit te kunnen voeren. Ook zijn we met alle mensen in gesprek gegaan over hun persoonlijke ambities en wensen.
Medewerkers zijn opgeleid voor de taken die ze uitvoeren, ze hebben modules gevolgd en zijn door een coach op de werkvloer begeleid. Samen met de medewerkers zijn de processen onder de loep genomen en hebben we digitale tools en de bestaande applicaties optimaal benut. Pas daarna werd duidelijk waar aanvullende capaciteit écht nodig was.
Inmiddels wisten we ook dat er medewerkers binnen het team waren met de capaciteiten en ambitie om door te groeien. In plaats van vakspecialisten aan te nemen is daarom gekozen voor een versneld doorgroeitraject met coaching on the job. En zijn er nieuwe mensen aangenomen bij de frontoffice die de potentie hebben om op termijn door te groeien naar de rol van allround medewerker of vakspecialist.
Resultaat: meer structuur, betere samenwerking en een team dat nu proactief en toekomstbestendig werkt.
Een mooie bijvangst: de relatie tussen management en medewerkers verbeterde aanzienlijk. Er ontstond wederzijds begrip en respect.
Samen bouwen aan een toekomstbestendig team
De uitdagingen van vandaag worden morgen niet minder. Je hebt een plan nodig. Een huis bouw je ook niet door steeds willekeurige stenen op elkaar te stapelen. Je moet zorgen voor een duidelijke tekening, een goede fundering, eerlijke materialen en de bouwstenen stevig met cement aan elkaar hechten. Door een strategisch plan te maken en te investeren in structuur, kennis en samenwerking, ontstaat een team dat flexibel kan meebewegen met veranderingen.
Teams groeien niet door harder te werken, maar door beter te begrijpen wat van hen wordt gevraagd.
- Annabel van Tilburg
Wil je weten hoe dit ook voor jouw team kan werken?
Neem vrijblijvend contact op met Censor Bestuur en ontdek waar de werkdruk in jouw team écht vandaan komt en welke stappen het meest effectief zijn om het werk slimmer te organiseren.